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INSTRUÇÕES E DICAS - PROCEDIMENTO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS CONTÁBIL

CUIDADOS COM DOCUMENTOS DE RECEITAS E DESPESAS
O que é
Sem qualquer dúvida o ponto que merece mais atenção em um procedimento de Prestação de Conta Contábil é legitimidade formal de documentos de saídas/despesas relacionados ao procedimento de tutela/curatela/inventariança. Conforme manual editado em 2017 pelo Ministério Público do Rio de Janeiro essas são as formalidades necessárias para que um documento possa se considerado em lançado em uma planilha de Prestação de Contas:

1. Quais os documentos hábeis para comprovar as receitas?

Comprovantes de recebimento de verbas salariais (contracheques) ou fichas financeiras emitidas pelo órgão empregador;

Alvarás judiciais autorizativos do recebimento de numerários (quando for o caso);

Recibos de aluguéis (quando for o caso), acompanhados de cópia do respectivo contrato de aluguel;

Comprovantes bancários de aplicações e resgates de valores em contas de poupança e outros investimentos.

 

2. Quais os documentos hábeis para se comprovar as despesas?

Notas fiscais emitidas em nome do tutelado/curatelado;

Cupons fiscais com a indicação do CPF do tutelado/curatelado;

Boletos/títulos bancários com autenticação mecânica da instituição financeira ou acompanhados dos respectivos comprovantes de pagamento em caixa eletrônico;

Recibos devidamente preenchidos com as informações necessárias a sua validade (no caso de autônomos);

Comprovantes bancários de aplicação de valores em contas de poupança e outros investimentos.

 

3. Quais são os requisitos necessários à validação de um recibo?

Os recibos devem ser utilizados tão somente para comprovar despesas com o pagamento de prestadores de serviços autônomos (empregados domésticos, caseiros, pedreiros, pintores, entre outros).

Tratando-se de pessoa jurídica, é necessário que a despesa seja comprovada pelo documento fiscal (nota ou cupom fiscal).

Para conferir idoneidade aos recibos, eles devem conter as seguintes informações:

Valor: inclusive por extenso;

Nome completo do tomador do serviço;

Especificação do tipo de serviço prestado;

Data do fato.

 

Também são necessárias as seguintes informações sobre o emitente do recibo (favorecido do pagamento):

• assinatura;

• nome completo;

• endereço completo;

• números dos telefones;

• número do documento de identidade (RG);

• número do registro no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF).

Sabemos muito bem que na condução do dia a dia de uma tutela/curatela/inventariança obter documentos com esse grau de burocracia é realmente difícil mas sem um dos requisitos acima não for cumprido existe risco do mesmo ser impugnado e não poder ser lançado o que pode gerar graves problemas ao tutor/curador/inventariante

INSTRUÇÕES ENVIO DE DOCUMENTOS PRESTAÇÃO DE CONTAS
Serviços e valores
PASSO 01
(Sugestão) Crie um email no Gmail exclusivo para alocar documentos do procedimento de Prestação de Contas. Inclua no drive virtual do email ("google drive") os arquivos ordenados conforme PASSO 02 abaixo.

PASSO 02
- Crie no drive virtual 04 pastas com os seguintes nomes: DESPESAS, RECEITAS, BANCOS E INVESTIMENTOS e OUTROS;
- Dentro de cada uma das pastas ditas acima crie subpastas com o nome do ano relativo a prestação de contas (ex: 2025). Dentro de cada subpasta com no nome do ano crie subpastas com o número do mês do ano (ex: 01, 02, etc);

PASSO 03
Digitalize os documentos sempre em arquivo PDF (sugestão: aplicativo para celular Camscanner que é gratuito). Caso os arquivos sejam extraídos diretamente da internet (Ex: extratos de conta corrente) igualmente salve o arquivo em PDF;
(importante!) Salve em um único arquivo PDF a conta/boleto/fatura e seu respectivo recibo de pagamento. Ex: pagou uma conta de luz através do aplicativo do banco? Salve em um único arquivo PDF tanto a conta como o recibo bancário de pagamento. (Dica: par ajuntar ou separar arquivos PDF utilize o site gratuito iLove PDF - https://www.ilovepdf.com/pt ) 

PASSO 04
Salve cada um dos arquivos obtidos no PASSO 03 dentro de suas respectivas pastas criadas no PASSO 02.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES!

1) Ainda que uma conta esteja sob débito automático ainda assim salve em um único PDF a conta e seus respectivo recibo (a ser obtido junto ao extrato bancário da conta corrente respectiva);

2) Receitas com alugueres precisam ser transmitidas de forma clara comprovada. Envie um documento emitido pela Administradora do imóveis indicando claramente qual o endereço da unidade, mês/ano e valor líquido efetivamente recebido (deduzidas taxas de administração, etc). Caso os alugueres sem recebidos sem qualquer recibo é muito imporante que você comece a emitir o mesmo).

3) Toda saída bancária precisa ter um documento comprobatório respectivo e em igual data e valor.

4) Não há necessidade técnica de enviar vários arquivos e comprovantes relativos ao mesmo movimento[1]. Ex: você pagou um boleto de um serviço. Precisará enviar o boleto e o respectivo recibo de pagamento. Caso no boleto não esteja expresso qual foi o efetivo serviço pago aí sim além do boleto e recibo de pagamento precisará ser enviada uam fatura ou nota fiscal explicativa sobre a natureza da despesa.

[1] Movimento é toda operação de entrada e/ou saída de uma prestação de contas contábil e inclusive é o parâmetro para realização de orçamento técnico. O pagamento de uma conta é um movimento, o recebimento de aluguel é um movimento, o recebimento de um benefício é um movimento. Tudo gera necessidade de análise, auditoria é lançamento em planilha é movimento.



DICAS E SUGESTÕES

1) Tente centralizar todas as saídas e entradas financeiras relativas à tutela/curatela/inventariança em uma única conta corrente. Isso reduz seu trabalho administrativo como tutor/curador/inventariante, tende a reduzir os custos contábeis de honorários de prestação e contas e facilita o entendimento da prestação de contas por terceiros;

3) Toda compra precisa ter um cupom fiscal e no cupom fiscal precisa ter a identificação do CPF ("consumidor") do tutor/curador/inventariante ou tutelado/curatelado/inventariado. Se em um caso excepcional você praticou algum pagamento de despesa mas é inviável a emissão de cupom fiscal ou nota fiscal emita  um "relatório de saída patrimonial extraordinária" (nos consulte sobre modelo).

4) Qualquer pagamento feito a qualquer tipo de profissional precisa ter um recibo de pagamento respectivo (vide acima os requisitos do documento). Você salvará em um única arquivo PDF assinado pelo profissional (pode ser eletronicamente) e o respectivo recibo de DOC, PIX, etc.

5) Evite recebimentos e pagamentos em espécie. São mais dificeis de rastrear e comprovar.

6) Conforme autorização dada pelo artigo 1.752 do Código Civil é possível que um tutor/curador/inventariante seja remunerado pelo trabalho no exercício da tutela/curatela/inventariança. Consulte seu(ua) advogado(a)!
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